Créer une salle de séminaire ne répond pas aux mêmes normes que l’agencement d’un bureau ou l’équipement d’une salle de réunion classique.
Effectivement, en fonction des besoins de l’entreprise et du sujet à traiter, l’organisation des lieux peut rapidement être amenée à évoluer. La création d’une salle de séminaire peut même avoir lieu lors de la rénovation d’un hôtel.
Dans cet article, nous vous en disons plus sur les étapes à suivre pour réussir votre projet d’aménagement de salle de séminaire, en abordant notamment l’acoustique, la disposition et le choix du mobilier, ainsi que les appareils connectés à installer.
Veiller à l’acoustique de la pièce
La salle de séminaire est prévue pour accueillir des groupes de personnes, destinées à échanger autour d’une problématique précise.
Une mauvaise insonorisation de la pièce peut créer des nuisances sonores et empêcher l’auditoire de suivre correctement les présentations.
De ce fait, il est fortement encouragé de travailler en collaboration avec des acousticiens spécialisés en acoustique tertiaire, avant même de procéder à l’aménagement du lieu.
Après avoir réalisé un diagnostic complet, ces experts peuvent procéder à une correction de l’isolation phonique et de l’isolation acoustique. Ainsi, les bruits extérieurs seront réduits, tout comme l’écho qui pouvait exister dans la salle.
Pour y parvenir, des travaux peuvent être nécessaires. Il peut s’agir, par exemple, de l’installation de panneaux acoustiques sur les murs ou au plafond.
Il peut aussi vous être demandé de remplacer les portes et les fenêtres, afin d’installer des modèles isothermiques et à double vitrage.
Définir le mode d’agencement de la pièce
Une salle de séminaire peut être organisée de diverses façons, en fonction des usages voulus par les équipes qui l’investissent.
Parmi ces modes d’agencement, nous en retrouvons trois principaux, que nous vous présentons plus en détails ci-dessous.
Instaurer une ambiance studieuse
Si vous souhaitez aménager une salle de séminaire, dans le but d’y organiser des sessions de travail de groupe ou de formation, il est recommandé d’opter pour une ambiance studieuse.
Cela permet d’offrir aux collaborateurs un cadre propice à la réflexion et aux discussions professionnelles. L’équipe de direction et les managers des services peuvent également profiter de ces moments pour partager les prochains objectifs à atteindre.
Pour ce faire, il est pertinent d’acheter une grande table, rectangulaire ou ovale, permettant à tous les participants du séminaire de se voir les uns les autres.
Cela favorise la communication, en facilitant les échanges verbaux et non-verbaux. Si les effectifs sont importants, il est recommandé de se tourner vers l’installation des tables en « U ». Davantage de places assises peuvent alors être installées.
Afin de mener à bien la conversation, vous pouvez aussi vous équiper d’un tableau, fixe ou mobile. Les informations à retenir pourront y être inscrites tout au long du séminaire.
Adopter un cadre décontracté
Si les séminaires ont pour vocation d’améliorer la cohésion d’équipe ou de recevoir des clients et partenaires, il peut être intéressant d’adopter un cadre plus décontracté.
Effectivement, lors d’un atelier de team-building, d’un lancement de produit ou d’un événement annuel de remerciements, une atmosphère informelle est davantage recommandée.
Dans ce cas, les tables et chaises traditionnelles ne sont pas la solution la plus adéquate. En revanche, vous pouvez vous équiper de canapés et de fauteuils, accompagnés de tables basses. Un coin réservé à la restauration ou au service de boissons peut être un atout majeur.
Enfin, à l’arrivée des beaux jours, il est agréable d’avoir accès à un espace extérieur, tel qu’une terrasse ou un jardin.
Privilégier une organisation de type conférence
La salle de séminaire peut également être pensée pour accueillir des conférences ou des congrès. Dans ces cas-là, l’aménagement sera similaire à un amphithéâtre, en adoptant des rangées de fauteuils droites ou en arc de cercle.
Afin que l’intervenant puisse être vu et entendu par l’ensemble des participants, une estrade pourra être installée devant les sièges, au centre.
De même, il conviendra de prévoir un micro. Enfin, un vidéoprojecteur et des prises pour brancher des appareils électroniques sont à envisager. Cela permettra de partager des diapositives ou tout autre support de présentation.
Sélectionner du mobilier évolutif et ergonomique
Si les séminaires que vous souhaitez organiser nécessitent un mode d’agencement différent à chaque événement, il est fortement recommandé de vous tourner vers du mobilier évolutif et ergonomique.
Cela vous permettra de changer la disposition de la pièce à votre guise, sans pour autant avoir à racheter du matériel à chaque nouvelle occasion, ni à sacrifier le confort des usagers de la salle.
Concernant les tables, vous pouvez notamment acquérir deux modèles spécifiques, prévus pour en faciliter le stockage :
- Les tables à plateau rabattable et possédant des pieds sur roulettes : elles peuvent être rangées en prenant moins de place, mais aussi être déplacées sans avoir à les soulever ;
- Les tables à pieds rabattables : les pieds se replient sous le plateau, afin de limiter l’encombrement de la table.
Quant aux sièges, vous pouvez en acheter qui s’empilent. Cela vous permet d’adapter le nombre de places assises à celui des participants.
Ainsi, votre salle de séminaire n’est pas surchargée, mais vous avez la possibilité de convier des équipes plus ou moins importantes en fonction des sujets abordés.
Équiper la salle de séminaire en appareils connectés
Si le confort que procure la salle de séminaire passe par le choix du mobilier, il découle également du matériel et des équipements mis à disposition des usagers.
C’est le cas, notamment, des appareils connectés, qui sont aujourd’hui un incontournable pour toute entreprise. Pour répondre aux attentes et aux problématiques des salariés, plusieurs solutions existent et peuvent être combinées :
- Intégrer de la connectique dans les tables de travail, en permettant de brancher des ordinateurs, des smartphones ou encore des clés USB ;
- Mettre à disposition un vidéoprojecteur ;
- Incorporer un ou plusieurs écrans à la table, afin d’effectuer des partages d’informations ou des visioconférences ;
- Installer des écrans latéraux, dans le but que chaque participant puisse suivre correctement la présentation ;
- Installer un système de visioconférence ;
- Relier les écrans à des baffes pour diffuser le son dans toute la salle.
Pour que l’utilisation de ces nouvelles technologies soit optimale, il convient de vérifier la qualité de la connexion internet dans la salle de séminaire et d’effectuer les arrangements nécessaires pour en assurer la fiabilité.
Enfin, on ne négligera pas l’éclairage de l’espace. Le but étant que les participants voient bien la personne prenant la parole.
