Au sein d’une entreprise, il peut être intéressant de proposer diverses zones de travail aux salariés, afin qu’ils adaptent leur environnement à leur activité et à leurs besoins.
En parallèle des bureaux individuels et des salles de réunion traditionnelles, il peut ainsi être pertinent de créer un espace de travail collaboratif.
Dans cet article, nous vous en disons plus sur le mode de fonctionnement et les avantages de cet aménagement professionnel. Nous vous aidons également à bien préparer votre projet.
Qu’est-ce qu’un espace de travail collaboratif ?
L’espace de travail collaboratif consiste à mettre à disposition des employés une zone dans laquelle ils peuvent exercer leur activité ensemble.
Le but est de renforcer la cohésion d’équipe, d’augmenter les interactions et de favoriser la poursuite d’objectifs communs.
Ce lieu de rencontre est utile pour la réalisation de projets de groupe, mais peut également contribuer à un échange de connaissances ou à l’émergence de nouvelles idées pour des missions individuelles.
À la différence de l’open-space, l’espace de travail collaboratif se doit d’offrir à ses usagers plusieurs zones aux ambiances bien distinctes.
Il peut ainsi être constitué de bureaux classiques, d’un espace détente, de salles de réunion informelles ou encore d’un lieu de restauration.
En d’autres termes, il doit permettre à chacun d’exercer ses fonctions dans les conditions qui lui conviennent le mieux, dans le but de développer sa créativité et de l’encourager à communiquer avec ses pairs.
Quels sont les avantages d’un espace de travail collaboratif ?
Lorsque l’espace de travail collaboratif est bien pensé et répond à un véritable besoin, les avantages qui peuvent en être tirés sont multiples. Ci-dessous, nous vous présentons les trois principaux.
Développer le sentiment d’appartenance à un groupe
Au sein d’une société, il est parfois difficile de mettre en place une culture d’entreprise à laquelle adhèrent les employés.
Au-delà d’un manque de reconnaissance dans les valeurs prônées par l’équipe de direction, c’est l’absence du sentiment d’appartenance à un groupe qui en est à l’origine.
Cela peut notamment être provoqué par la généralisation des bureaux individuels ou bien l’inexistence des ateliers collectifs.
Mettre à disposition des salariés un lieu de rencontre est la solution idéale pour leur permettre de créer des liens et d’avoir la sensation d’avancer main dans la main vers des objectifs communs.
La cohésion d’équipe est alors améliorée durablement.
Augmenter le taux d’engagement des salariés
Travailler en équipe ou dans un espace partagé avec d’autres employés contribue également à l’augmentation du taux d’engagement des salariés.
En effet, la synergie de groupe peut avoir un impact sur la motivation personnelle, poussant ainsi chacun à se surpasser pour atteindre les objectifs qu’il s’est fixés.
Pour éviter des effets néfastes, il convient toutefois de veiller au bien-être des collaborateurs.
Il s’agit de s’assurer qu’ils ne s’épuisent pas au travail, sous prétexte d’offrir les meilleures performances de l’équipe. De ce fait, garder à disposition des bureaux coupés de l’agitation peut être une solution à envisager.
Favoriser l’innovation et la créativité
Bénéficier d’un espace de travail collaboratif bien conçu peut encourager les esprits à se montrer plus innovants et créatifs.
Cela viendrait notamment d’un cadre qui inspire davantage la liberté d’expression et l’imagination. Les échanges avec les collègues sont autant d’opportunités de faire émerger de nouvelles idées.
Comment préparer la création d’un espace de travail collaboratif ?
Comme évoqué précédemment, l’instauration d’un espace de travail collaboratif au sein d’une entreprise peut avoir un impact positif sur son activité.
Néanmoins, pour y parvenir, il est nécessaire que ce projet soit initié en bonne et due forme. Pour cela, il est recommandé d’interroger les salariés sur leurs véritables besoins.
Pour que le projet soit optimal, il convient de recueillir divers éléments, tels que :
- L’impact sur l’activité de l’entreprise ;
- Le rôle d’un tel espace dans le fonctionnement de la société ;
- Les bienfaits d’un tel aménagement ;
- Les contraintes potentiellement rencontrées ;
- Les préférences en termes d’agencement.
Une fois les avis collectés, vous pouvez faire appel à des professionnels de l’aménagement intérieur, afin qu’un projet en accord avec les attentes des équipes soit élaboré.
Comment aménager un espace de travail collaboratif ?
Dès que votre décision de créer un espace de travail collaboratif est prise, vous pouvez commencer les travaux adéquats et procéder à l’aménagement.
Ci-dessous, nous vous partageons des astuces pour optimiser votre lieu de coworking.
Agencer les locaux en fonction des besoins
Pour bien agencer les locaux selon les besoins de vos salariés, il est indispensable que vous teniez compte de critères importants, tels que :
- L’acoustique ;
- L’accessibilité de l’espace ;
- Le confort ;
- Le bon équilibre entre partage et intimité.
Toutes ces conditions peuvent être remplies en prêtant attention à la bonne isolation de l’espace, tant d’un point de vue des nuisances extérieures qu’intérieures.
Il est aussi nécessaire de bien sélectionner l’éclairage, le chauffage et la climatisation, afin de permettre aux salariés de travailler correctement.
Délimiter les zones de travail
Pour être efficace, l’espace de travail collaboratif se doit d’être organisé. Il convient donc de définir précisément les différentes zones qui le composent, afin d’assurer la proximité, tout en respectant une certaine intimité pour les salariés qui en éprouvent le besoin.
De ce fait, il est possible de créer trois ambiances bien distinctes pour répondre à ces problématiques :
- Les zones de rencontre, prévues pour être un lieu de sociabilisation et d’échanges informels ;
- Les zones de réunion, qui ont pour objectif d’offrir un cadre plus formel, tout en permettant aux équipes de se regrouper sans être dérangées par les distractions extérieures ;
- Les zones mixtes, qui offrent un équilibre entre la collaboration et le travail individuel. Elles stimulent la créativité, sans empêcher l’accomplissement de tâches plus personnelles.
Choisir du mobilier adapté
Le mobilier du bureau doit apporter une certaine flexibilité aux salariés.
Il est alors recommandé de choisir des bureaux, des tables ou encore des fauteuils qui peuvent facilement s’adapter aux besoins tout au long de la journée. Ils doivent aussi être ergonomiques, afin de contribuer au bien-être des employés.
En parallèle, il est indispensable de proposer des solutions de rangement, afin que les collaborateurs puissent stocker leurs affaires personnelles et celles relatives à leurs projets en cours.
