La salle de réunion est un espace stratégique d’une entreprise, puisqu’elle permet de rassembler l’ensemble des collaborateurs, mais aussi d’accueillir des partenaires, des fournisseurs ou encore des clients. Selon les secteurs d’activité, on peut y passer jusqu’à un tiers de son temps selon des études récentes.
Pour répondre aux attentes des équipes et en faire un espace optimal, d’échange, de bien-être et de performance, plusieurs configurations peuvent être envisagées.
Dans cet article, nous vous en disons plus sur comment aménager votre salle de réunion.
Définir les besoins de l’entreprise
Avant même d’acheter du mobilier et de penser à la décoration de votre salle de réunion, il est essentiel de définir précisément les besoins de votre entreprise.
Effectivement, en fonction de la nature de l’activité, de l’effectif et de la fréquence à laquelle sont organisés les rassemblements, vous aurez besoin de plus ou moins de postes de travail, d’équipements électroniques et de confort.
Il convient donc d’échanger au préalable avec l’équipe de direction, mais aussi avec les salariés, afin de comprendre les attentes de chacun. Plusieurs éléments peuvent alors être étudiés pour concevoir votre cahier des charges :
- Lors de quels événements la salle sera-t-elle utilisée ?
- Quel public accueillera-t-elle ?
- La pièce doit-elle être modulable ?
- Quelle atmosphère souhaitez-vous créer ?
En répondant à ces questions, vous serez en mesure d’avoir une vision plus concrète des objectifs du lieu et de déterminer quel aménagement est le plus adapté.
Étudier les différents types de salles de réunion
Afin que l’aménagement de votre salle de réunion soit optimal, il est recommandé de prendre le temps d’étudier les différentes solutions qui s’offrent à vous.
Chaque configuration a ses avantages et ses inconvénients, mais également ses spécificités. De ce fait, certaines d’entre elles pourront vous convenir, tandis que d’autres ne correspondront pas au cahier des charges préalablement défini.
Quatre types principaux sont identifiés :
- Une table centrale en forme de « U » : elle accueille généralement entre 6 et 20 personnes. Cette disposition favorise les échanges grâce à la proximité des participants et offre de la visibilité pour regarder un tableau ou un écran de projection ;
- Une table rectangulaire ou ovale : prévue pour recevoir en moyenne entre 12 et 20 participants, elle est idéale pour aménager une salle de réunion conviviale ;
- Une salle de réunion en classe ou en théâtre : cette configuration s’adresse aux entreprises qui accueillent du public pour des conférences ou des présentations. Les intervenants peuvent alors être mis en valeur sur une estrade ou une scène, et partager leurs informations à l’aide de tableaux ou d’un vidéoprojecteur ;
- Une salle de réunion avec extérieur : qu’il s’agisse d’un jardin, d’une terrasse ou d’un patio, prévoir un espace en plein-air est un avantage considérable pour générer une atmosphère plus détendue et chaleureuse. Le mobilier devra être adapté pour résister aux aléas météorologiques et stimuler la créativité.
Investir dans du mobilier modulable
Dans l’objectif de simplifier le travail en groupe, tout en changeant facilement et rapidement la configuration de votre salle de réunion, il est conseillé d’investir dans du mobilier modulable.
En choisissant des tables pliantes et mobiles, ainsi que des chaises qui peuvent être empilées ou stockées sans difficultés, vous augmentez votre capacité de flexibilité dans l’organisation de votre espace.
Au-delà d’être pratique et esthétique, le mobilier modulable contribue à générer une ambiance créative, inventive et innovante.
Les utilisateurs de la salle de réunion sont ainsi plus enclins à trouver de nouvelles idées lors des séances de brainstorming ou à participer aux échanges. La collaboration se voit alors améliorée, au même titre que l’usage de votre pièce est optimisé sur le long terme.
Choisir des équipements et accessoires adaptés à l’activité
Par définition, la salle de réunion est prévue pour accueillir des groupes de travailleurs.
Afin que ces derniers puissent exercer leur activité dans les meilleures conditions possibles, il est essentiel de mettre à leur disposition des équipements et accessoires adaptés à leurs besoins.
Il peut s’agir, par exemple, d’outils électroniques et informatiques, qui leur permettront d’illustrer leurs propos, de prendre des notes ou encore d’effectuer des recherches.
Pour bien digitaliser votre espace, pensez à y intégrer :
- Un système de vidéo-conférence ;
- Un rétroprojecteur ;
- Une bonne connexion Internet ;
- Une électrification optimale des tables.
Si vous désirez stimuler la créativité et l’inventivité de vos équipes, d’autres équipements peuvent vous être utiles, tels que :
- Un tableau écritoire magnétique ;
- Un paperboard ;
- Des crayons de différentes couleurs ;
- Des post-it ;
- Des carnets.
Prévoir une machine à café, une fontaine à eau ou encore un buffet peut être un atout supplémentaire pour renforcer le confort des salariés.
Soigner la décoration
Au même titre que le mobilier doit être bien choisi pour aménager correctement votre salle de réunion, il est fortement recommandé de soigner la décoration de la pièce.
Elle joue effectivement un rôle central dans le sentiment de bien-être de ses utilisateurs et peut avoir un impact sur leur productivité, leur créativité et leur engagement.
Il convient donc d’adopter des couleurs qui soient en accord avec celles de l’entreprise, mais aussi avec les objectifs à atteindre.
Si vous désirez que votre salle de réunion soit conviviale, les teintes chaudes sont à privilégier.
Si l’objectif est de brainstormer efficacement, le vert ou le bleu sont des choix judicieux.
Vous pouvez également apporter une touche d’originalité en apposant des cadres aux murs, en achetant des objets décoratifs insolites, en sélectionnant un papier peint singulier ou en installant un tapis aux motifs marquants.
Veiller à la bonne insonorisation de la pièce
Pour éviter que vos échanges deviennent rapidement un brouhaha ou que vos conversations soient parasitées par les activités des pièces voisines, il est essentiel que votre salle de réunion soit correctement insonorisée.
L’idéal est d’opter pour des cloisons opaques ou vitrées, qui apportent de la confidentialité et du confort. Toutefois, si vous n’avez pas assez de superficie pour consacrer une pièce à vos réunions, les cloisons amovibles, les murs végétaux ou encore les panneaux acoustiques sont des solutions efficaces contre les nuisances sonores.
Quant au sol, il est préférable de sélectionner des modèles en PVC ou en vinyle. Ils sont à la fois résistants, esthétiques et de bons isolants. Vous pourrez alors bénéficier d’un bon rapport qualité/prix.
